5 Cách Tính Phí Thuê Văn Phòng Ngoài Giờ Và Kinh Nghiệm Thuê

Trong quá trình tìm kiếm không gian làm việc, phí thuê văn phòng ngoài giờ luôn là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng. Đây là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp có nhu cầu làm việc muộn hơn khung giờ quy định của tòa nhà hoặc làm việc vào các ngày nghỉ cuối tuần và lễ tết. Hiểu rõ về phí thuê văn phòng ngoài giờ không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính mà còn tránh được những tranh chấp không đáng có với đơn vị quản lý tòa nhà. Việc quản lý tốt các khoản chi phí vận hành văn phòng sẽ góp phần tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả kinh doanh bền vững.

Khái niệm phí thuê văn phòng ngoài giờ và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Phí thuê văn phòng ngoài giờ là khoản tiền mà khách thuê phải trả cho chủ tòa nhà để duy trì các dịch vụ cơ bản khi làm việc quá giờ hành chính. Thông thường, khung giờ làm việc tiêu chuẩn tại các tòa nhà văn phòng cho thuê là từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều từ thứ hai đến thứ sáu và từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa ngày thứ bảy. Ngoài khoảng thời gian này, mọi hoạt động sử dụng không gian văn phòng đều có thể bị tính phí phát sinh nhằm bù đắp cho các chi phí về điện, nước, điều hòa và nhân sự vận hành.

Lý do các tòa nhà áp dụng phí ngoài giờ

Việc áp dụng phí thuê văn phòng ngoài giờ xuất phát từ nhu cầu chi trả cho các hệ thống kỹ thuật hoạt động ngoài công suất dự kiến. Khi một doanh nghiệp làm việc muộn, hệ thống chiếu sáng khu vực công cộng, thang máy, đội ngũ bảo vệ và nhân viên kỹ thuật đều phải duy trì trạng thái làm việc. Đặc biệt, hệ thống điều hòa trung tâm tiêu tốn rất nhiều năng lượng, do đó chủ tòa nhà cần thu thêm phí để đảm bảo không bị bù lỗ trong quá trình vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê.

Tác động của phí ngoài giờ đến ngân sách doanh nghiệp

Đối với các công ty có đặc thù công việc thường xuyên phải tăng ca như công nghệ thông tin, quảng cáo hoặc các công ty đa quốc gia có múi giờ khác biệt, phí thuê văn phòng ngoài giờ có thể chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí thuê hàng tháng. Nếu không có sự tính toán và đàm phán ngay từ đầu, khoản phí này có thể gây áp lực lớn lên dòng tiền của doanh nghiệp. Việc nắm rõ cách tính phí ngoài giờ sẽ giúp bộ phận kế toán dự phòng được nguồn ngân sách chính xác hơn.

Các phương thức tính phí thuê văn phòng ngoài giờ phổ biến nhất

Mỗi tòa nhà sẽ có quy định riêng về phí thuê văn phòng ngoài giờ dựa trên quy mô và hệ thống kỹ thuật hiện có. Tuy nhiên, nhìn chung có ba phương thức tính phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp khi đi thuê văn phòng tại các thành phố lớn.

Tính phí dựa trên diện tích thuê văn phòng

Đây là phương thức tính phí thuê văn phòng ngoài giờ đơn giản nhất. Chủ tòa nhà sẽ đưa ra một mức giá cố định trên mỗi mét vuông cho mỗi giờ sử dụng ngoài giờ hành chính. Ví dụ, mức phí có thể dao động từ vài trăm đồng đến vài nghìn đồng cho mỗi mét vuông. Cách tính này thường áp dụng cho các tòa nhà sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm, nơi không thể tách biệt hoàn toàn chi phí điện lạnh cho từng phòng nhỏ mà phải chạy theo cụm hoặc theo tầng.

Tính phí dựa trên thiết bị sử dụng cụ thể

Một số tòa nhà văn phòng cho thuê hiện đại áp dụng cách tính phí theo thiết bị, đặc biệt là theo đầu máy điều hòa (FCU hoặc AHU). Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần diện tích văn phòng và chỉ bật một vài máy lạnh, phí sẽ được tính dựa trên số lượng máy thực tế đang hoạt động. Phương thức này được đánh giá là công bằng hơn cho khách thuê, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng một cách hiệu quả khi không có nhu cầu sử dụng toàn bộ không gian vào ban đêm.

Tính phí cố định theo số lượng nhân sự làm việc

Trong một số trường hợp ít phổ biến hơn, phí thuê văn phòng ngoài giờ có thể được tính theo đầu người làm việc quá giờ. Cách tính này thường thấy ở các không gian làm việc chung hoặc các tòa nhà nhỏ. Mức phí này bao gồm chi phí sử dụng điện chiếu sáng, nước sinh hoạt và các tiện ích công cộng khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng cách tính này đôi khi khó kiểm soát chính xác nếu số lượng nhân viên thay đổi liên tục trong buổi làm việc ngoài giờ.

Những yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến mức phí thuê văn phòng ngoài giờ

Mức phí thuê văn phòng ngoài giờ không cố định mà phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp có cơ sở để so sánh và lựa chọn tòa nhà phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.

Hệ thống điều hòa của tòa nhà văn phòng

Yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến phí thuê văn phòng ngoài giờ chính là hệ thống điều hòa không khí. Các tòa nhà hạng A thường sử dụng điều hòa trung tâm công suất lớn, việc khởi động hệ thống này cho một diện tích nhỏ vào buổi tối rất tốn kém điện năng, dẫn đến phí ngoài giờ cao. Ngược lại, những tòa nhà sử dụng điều hòa cục bộ cho từng văn phòng thường có mức phí thấp hơn hoặc thậm chí miễn phí tiền máy lạnh, khách thuê chỉ cần trả tiền điện theo đồng hồ riêng. Đây là điểm mấu chốt để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng dài hạn.

Hạng và vị trí của tòa nhà cho thuê

Các tòa nhà văn phòng ở vị trí đắc địa, thuộc phân khúc hạng sang thường có mức phí thuê văn phòng ngoài giờ cao hơn hẳn so với các tòa nhà hạng B hoặc C. Điều này do tiêu chuẩn dịch vụ, yêu cầu về an ninh và chi phí nhân sự vận hành tại các tòa nhà cao cấp luôn ở mức cao. Khi xem xét kinh nghiệm thuê văn phòng, doanh nghiệp nên cân đối giữa hình ảnh thương hiệu và khả năng chi trả cho các dịch vụ phát sinh này.

Thời điểm và ngày làm việc ngoài giờ

Mức phí cũng có sự khác biệt giữa các ngày trong tuần và ngày nghỉ. Thông thường, phí thuê văn phòng ngoài giờ vào tối ngày thường sẽ thấp hơn so với cả ngày chủ nhật hoặc các ngày lễ tết. Vào những ngày nghỉ hoàn toàn, tòa nhà phải điều động thêm nhân sự trực kỹ thuật và bảo vệ riêng cho doanh nghiệp, do đó mức phí có thể tăng gấp đôi hoặc tính theo một khung giá đặc biệt được quy định sẵn trong hợp đồng.

Quy định về thời gian làm việc và cách đăng ký phí ngoài giờ

Để việc làm việc ngoài giờ diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình vận hành của ban quản lý tòa nhà. Việc nắm rõ quy định giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình sử dụng tòa nhà văn phòng cho thuê.

Xác định khung giờ hành chính chuẩn

Mỗi tòa nhà sẽ có quy định cụ thể về giờ đóng cửa và giờ ngừng cung cấp các dịch vụ tiện ích. Doanh nghiệp cần ghi nhớ chính xác thời điểm này để sắp xếp công việc. Thông thường, sau giờ hành chính khoảng 30 phút, hệ thống điều hòa sẽ tự động ngắt. Nếu muốn tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo trước cho bộ phận kỹ thuật để duy trì nguồn điện lạnh và tính phí thuê văn phòng ngoài giờ tương ứng.

Quy trình đăng ký làm việc ngoài giờ với ban quản lý

Hầu hết các tòa nhà văn phòng cho thuê yêu cầu khách thuê phải đăng ký làm việc ngoài giờ bằng văn bản hoặc qua hệ thống quản lý trực tuyến trước một khoảng thời gian nhất định, thường là trước 3 giờ chiều hàng ngày. Trong đơn đăng ký cần ghi rõ số lượng nhân viên ở lại, số tầng sử dụng và thời gian dự kiến kết thúc. Việc đăng ký này giúp tòa nhà sắp xếp nhân sự bảo vệ tuần tra và kiểm soát an ninh tốt hơn cho văn phòng của bạn.

Kiểm soát và đối soát phí ngoài giờ hàng tháng

Hàng tháng, ban quản lý sẽ gửi bảng kê chi tiết các buổi làm việc ngoài giờ kèm theo mức phí thuê văn phòng ngoài giờ phát sinh. Doanh nghiệp cần có bộ phận theo dõi riêng để đối chiếu với nhật ký làm việc thực tế của nhân viên. Sự minh bạch trong việc đối soát sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí vận hành văn phòng và phát hiện kịp thời các sai sót nếu có từ phía tòa nhà.

Kinh nghiệm đàm phán mức phí thuê văn phòng ngoài giờ khi ký hợp đồng

Đàm phán là bước cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính. Nhiều doanh nghiệp khi đi thuê chỉ tập trung vào giá thuê mỗi mét vuông mà quên mất các điều khoản về phí thuê văn phòng ngoài giờ, dẫn đến những bất ngờ không mong muốn sau này.

Đàm phán miễn phí cho một số trường hợp cụ thể

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, doanh nghiệp có thể yêu cầu miễn phí thuê văn phòng ngoài giờ nếu không sử dụng điều hòa trung tâm. Nhiều tòa nhà sẵn sàng đồng ý cho nhân viên ở lại làm việc muộn mà không thu phí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng điện chiếu sáng và máy tính cá nhân. Đây là một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng quý báu giúp tiết kiệm một khoản tiền đáng kể hàng năm cho các công ty khởi nghiệp.

Thỏa thuận về mức giá trần hoặc gói phí cố định

Nếu doanh nghiệp dự kiến sẽ thường xuyên làm việc muộn, hãy thử đàm phán một mức phí thuê văn phòng ngoài giờ trọn gói theo tháng thay vì tính theo giờ. Việc trả một khoản phí cố định giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch ngân sách và không phải lo lắng về việc phát sinh chi phí quá cao trong những mùa cao điểm của dự án. Ngoài ra, việc yêu cầu một mức giá trần cho mỗi giờ cũng giúp đảm bảo phí không bị tăng đột ngột trong suốt thời hạn hợp đồng.

Lựa chọn tòa nhà có hệ thống kỹ thuật linh hoạt

Khi tìm kiếm tòa nhà văn phòng cho thuê, doanh nghiệp nên ưu tiên những nơi có hệ thống điều hòa cho phép điều khiển độc lập theo từng khu vực hoặc từng tầng. Hệ thống này giúp giảm thiểu lãng phí năng lượng, từ đó chủ tòa nhà có thể đưa ra mức phí thuê văn phòng ngoài giờ cạnh tranh hơn. Việc lựa chọn đúng hạ tầng kỹ thuật ngay từ đầu là giải pháp thông minh để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng một cách tự nhiên mà không cần phải cắt giảm nhu cầu làm việc của nhân viên.

Giải pháp tối ưu hóa chi phí vận hành văn phòng cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc đàm phán mức giá tốt, doanh nghiệp cũng cần chủ động thực hiện các giải pháp nội bộ để quản lý phí thuê văn phòng ngoài giờ một cách hiệu quả nhất. Sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ tạo ra thói quen làm việc khoa học và tiết kiệm.

Sắp xếp thời gian làm việc khoa học

Khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc trong giờ hành chính là cách tốt nhất để tránh phát sinh phí thuê văn phòng ngoài giờ. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý năng suất lao động, hạn chế họp hành vào cuối ngày để nhân viên có thể về đúng giờ. Nếu bắt buộc phải tăng ca, hãy cố gắng tập trung nhân sự vào một khu vực nhất định thay vì ngồi rải rác khắp văn phòng để giảm thiểu số lượng thiết bị điện và điều hòa cần vận hành.

Sử dụng các thiết bị điện lạnh thay thế

Trong trường hợp chỉ có một vài nhân viên ở lại làm việc muộn, doanh nghiệp có thể cân nhắc lắp đặt thêm các quạt điện hoặc máy lạnh cục bộ nhỏ (nếu tòa nhà cho phép) để sử dụng thay cho hệ thống điều hòa trung tâm. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp không phải đăng ký sử dụng hệ thống lớn của tòa nhà, từ đó không phải trả phí thuê văn phòng ngoài giờ cho máy lạnh trung tâm vốn rất đắt đỏ. Đây là một mẹo nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc giảm chi phí vận hành văn phòng.

Tận dụng các không gian làm việc linh hoạt

Một số doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thuê thêm các gói chỗ ngồi tại các không gian làm việc chung (coworking space) cho nhân viên làm việc ngoài giờ. Các không gian này thường mở cửa 24/7 và phí đã bao gồm trong gói thuê định kỳ, không phát sinh phí thuê văn phòng ngoài giờ riêng biệt. Đây là phương án linh hoạt giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tiến độ công việc vừa giữ cho ngân sách thuê văn phòng chính luôn ở mức ổn định.

Những sai lầm cần tránh liên quan đến phí ngoài giờ

Cuối cùng, để quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý tránh những sai lầm phổ biến có thể dẫn đến thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng đến mối quan hệ với chủ tòa nhà.

Không đọc kỹ các điều khoản về chi phí phát sinh

Nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến diện tích và giá thuê mà bỏ qua phụ lục về các loại phí dịch vụ. Phí thuê văn phòng ngoài giờ đôi khi được ghi bằng những thuật ngữ chuyên môn khó hiểu hoặc nằm ở các mục nhỏ trong hợp đồng. Việc không làm rõ các con số này ngay từ đầu có thể dẫn đến những tranh cãi khi nhận hóa đơn thanh toán vào cuối tháng. Hãy luôn yêu cầu chủ tòa nhà văn phòng cho thuê giải thích rõ ràng về cách tính và các mức phí cụ thể.

Quên đăng ký hoặc đăng ký muộn giờ quy định

Việc nhân viên tự ý ở lại làm việc mà không thông báo cho ban quản lý có thể bị coi là vi phạm nội quy tòa nhà. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc bị cắt điện đột ngột, gây ảnh hưởng đến dữ liệu và công việc đang thực hiện. Hơn nữa, nếu không có đăng ký chính thức, phí thuê văn phòng ngoài giờ có thể bị tính theo mức phạt cao hơn so với mức phí thông thường. Do đó, việc thiết lập một quy trình đăng ký nội bộ chặt chẽ là điều vô cùng cần thiết.

Thiếu sự giám sát việc sử dụng năng lượng thực tế

Nếu doanh nghiệp phó mặc hoàn toàn việc tính phí cho tòa nhà mà không có sự giám sát, rất dễ dẫn đến tình trạng lãng phí. Ví dụ, nhân viên ra về nhưng quên tắt đèn hoặc điều hòa, tòa nhà vẫn sẽ tính phí thuê văn phòng ngoài giờ cho đến khi bộ phận kỹ thuật đi kiểm tra và ngắt hệ thống. Việc lắp đặt các thiết bị cảm biến tự động hoặc giao trách nhiệm kiểm tra cuối giờ cho nhân viên bảo vệ nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí vận hành văn phòng phát sinh không đáng có.

Việc tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp với mức chi phí hợp lý luôn là bài toán khó đối với mọi doanh nghiệp. Nếu bạn đang lo lắng về các khoản phí thuê văn phòng ngoài giờ đắt đỏ hoặc quy trình quản lý phức tạp tại các tòa nhà truyền thống, hãy để Regus giúp bạn giải quyết vấn đề này. Tại Regus, chúng tôi cung cấp các giải pháp văn phòng linh hoạt với chính sách chi phí minh bạch, giúp doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý ngân sách làm việc ngoài giờ.

Hệ thống văn phòng của Regus được thiết kế hiện đại, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp làm việc bất cứ khi nào cần thiết mà không phải lo lắng về những rào cản kỹ thuật hay chi phí phát sinh bất hợp lý. Với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và hạ tầng đạt chuẩn quốc tế, Regus cam kết mang đến một môi trường làm việc lý tưởng, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về không gian làm việc tối ưu và các chính sách ưu đãi về phí dịch vụ tốt nhất trên thị trường hiện nay.

🌐 Website 1: https://regus.info.vn/

🌐 Website 2: https://kingofficehcm.com/